Ngerasa nggak sih, sekarang lowongan magang kayaknya makin susah dicari? Banyak perusahaan nggak lagi pasang pengumuman terbuka, apalagi buat posisi magang. Tapi kabar baiknya, kesempatan itu sebenarnya tetap ada—asal kamu tahu cara proaktif mencarinya.
Salah satu cara paling formal dan efektif adalah lewat email. Bukan cuma sekadar tanya-tanya, tapi juga nunjukin kamu serius, inisiatif, dan siap bersikap profesional. Ini penting banget, apalagi kalau kamu lagi ngincer magang di perusahaan impian yang nggak selalu buka lowongan secara resmi.
Di artikel ini, kamu bakal dapet panduan lengkap: mulai dari struktur email yang sopan, tips bikin subject line yang menarik, waktu terbaik buat kirim, sampai contoh email yang bisa langsung kamu pakai. Jadi, kamu nggak perlu bingung mulai dari mana.
Persiapan Sebelum Mengirim Email
Sebelum kamu nekat klik tombol “kirim”, pastikan semua hal ini sudah kamu siapkan. Email yang rapi dan profesional bisa jadi pembeda di antara ratusan pelamar lain.
Cari Tahu Kontak HRD atau Divisi Terkait
Coba cari lewat LinkedIn, website resmi perusahaan, atau akun media sosial mereka. Jangan asal kirim ke “info@…” kalau bisa lebih personal.
Siapkan Dokumen Pendukung
Minimal: CV dan portofolio (kalau ada). Simpan dalam format PDF, beri nama file yang jelas (misal: CV_DinaSaraswati.pdf), dan jangan lupa tambahkan link ke akun LinkedIn kamu kalau relevan.
Lakukan Riset Singkat tentang Perusahaan
Kenali apa yang mereka kerjakan, budaya kerjanya, atau proyek terbaru mereka. Ini bisa kamu jadikan bahan personalisasi di isi email nanti.
Cek Waktu Terbaik untuk Mengirim Email
Idealnya: hari kerja (Selasa–Kamis), sekitar jam 09.00–10.00 pagi. Hindari malam hari atau akhir pekan, karena bisa tenggelam di tumpukan inbox.
Periksa Akun Email Kamu
Satu hal kecil tapi sering dilupakan—padahal ini kesan pertama!
- Jangan pakai nama email yang alay atau terlalu personal
(❌ anakgunung22@yahoo.com) - Gunakan nama asli (✅ dina.saraswati@gmail.com)
- Pasang foto profil yang sopan
- Hindari pakai email kampus yang sudah nggak aktif
đź’ˇ Tujuannya? Supaya HRD langsung dapet kesan positif bahkan sebelum buka isi email-mu.
Baca Juga: Contoh CV Mahasiswa ATS-friendly & Kreatif
Struktur Email Permintaan Magang yang Efektif
Nulis email ke HR atau perusahaan buat nanya magang itu nggak bisa asal. Supaya nggak di-skip begitu aja, kamu perlu susun email dengan struktur yang rapi dan jelas. Berikut lima elemen penting yang perlu kamu perhatikan:
1. Subject Line – Bikin Menarik & Spesifik
Subject line itu kayak judul. Kalau nggak menarik, ya nggak dibuka. Hindari subjek generik kayak “Tanya Magang” atau “Permohonan Magang”. Coba yang lebih spesifik dan relevan.
Contoh subject line yang bagus:
- Mahasiswa DKV Ingin Magang di Divisi Creative XYZ Studio
- Tertarik Magang di Tim Digital Marketing [Nama Perusahaan] – Siap Kontribusi!
- Inisiatif Magang: Mahasiswa TI UGM Tertarik pada Project AI [Perusahaan]
- Permintaan Magang – Fresh Graduate Manajemen Ingin Belajar di [Nama Perusahaan]
đź’ˇ Tips: Subject line sebaiknya menggunakan posisi + nama perusahaan atau jurusan kamu biar lebih personal dan stand out. Usahakan agar tak lebih dari 50 karakter agar tidak terpotong di tampilan mobile.
2. Salam Pembuka
Gunakan nama penerima kalau kamu tahu (misalnya dari LinkedIn atau situs perusahaan). Ini nunjukin bahwa kamu riset dulu, bukan asal broadcast.
 Misalnya:
“Kepada Ibu Dini, HR Manager di [Perusahaan]”
Kalau nggak tahu? Gunakan yang aman seperti:
“Yth. Bapak/Ibu HRD [Nama Perusahaan]”
atau
“Kepada Tim Rekrutmen [Nama Perusahaan]”
3. Paragraf Pembuka: Kenalan Dulu
Langsung perkenalkan diri dan jelaskan tujuanmu. Singkat tapi jelas. Fokus pada siapa kamu, dari mana, dan kenapa kamu kirim email ini.
Contoh:
Perkenalkan, saya Andini Putri, mahasiswa semester 7 Jurusan Teknik Informatika di Universitas Brawijaya. Saya tertarik untuk mengikuti program magang di bidang Data Analyst di PT XYZ dan ingin menanyakan apakah saat ini ada kesempatan yang tersedia.
💡 Tips: Paragraf pembuka harus langsung nunjukin value kamu. Bukan cuma “saya butuh”, tapi juga “saya bisa kontribusi”.
4. Isi Utama: Tawarkan Nilai Tambah
Ini bagian penting. Ceritakan singkat keahlian kamu, pengalaman relevan, dan alasan kenapa kamu ingin magang di perusahaan tersebut. Bisa juga mention proyek, inisiatif, atau budaya perusahaan yang bikin kamu tertarik.
Contoh:
Selama kuliah, saya aktif mengerjakan proyek analisis data menggunakan Python dan SQL, serta pernah menjadi asisten praktikum untuk mata kuliah Statistik. Saya juga tertarik dengan pendekatan PT XYZ dalam menggunakan data untuk pengambilan keputusan bisnis, yang saya pelajari lewat artikel blog perusahaan Ibu/Bapak. Karena itu, saya sangat antusias untuk bisa belajar langsung di lingkungan yang progresif dan data-driven.
5. Penutup & CTA – Tindak Lanjut yang Sopan
Tutup email dengan sopan tapi tetap ada “dorongan” aksi, seperti siap berdiskusi lebih lanjut atau melampirkan CV.
Contoh:
Saya melampirkan CV untuk pertimbangan lebih lanjut. Jika ada kesempatan untuk berdiskusi lebih jauh, saya akan sangat senang. Terima kasih atas waktunya, dan saya harap bisa mendapat kabar baik dari Ibu/Bapak.
Salam hangat,
Raka Arya
0812-3456-xxxx | rakarya@email.com | LinkedIn: linkedin.com/in/rakarya
Baca Juga: Panduan Lengkap Izin Tidak Masuk Kuliah Lewat WA + Contoh
Contoh Email & Template Menanyakan Magang
Template Email yang Bisa Kamu Gunakan
📬 Subject: Tertarik Magang & Berkontribusi di [Nama Perusahaan] – [Nama Lengkap]
Kepada [Nama HRD/Manager],
Perkenalkan, saya [Nama Lengkap], mahasiswa [semester X] jurusan [Nama Jurusan] di [Nama Universitas]. Saya menulis email ini untuk menanyakan kemungkinan kesempatan magang di [Nama Divisi/Tim] [Nama Perusahaan].
Saya mengikuti perjalanan [Nama Perusahaan] sejak [sebutkan sesuatu yang spesifik: misalnya peluncuran produk, kampanye, ekspansi, atau pencapaian tertentu]. Dari situ, saya melihat bagaimana perusahaan ini konsisten dalam [misalnya: membangun inovasi, menjaga kualitas layanan, mendorong dampak sosial, dll.]. Hal ini membuat saya tertarik untuk belajar langsung dari tim di dalamnya.
Selama kuliah, saya mendalami [sebutkan skill/bidang yang relevan], dan aktif dalam [organisasi/proyek/kompetisi]. Saya terbiasa menggunakan tools seperti [sebutkan tools] dan memiliki pengalaman dalam [aktivitas yang relevan]. Selain itu, saya terbiasa bekerja dalam tim, berkomunikasi secara efektif, dan cepat beradaptasi dalam lingkungan baru.
Saya melampirkan CV untuk pertimbangan lebih lanjut. Jika ada kesempatan berdiskusi atau interview, saya akan sangat menghargainya. Terima kasih atas waktunya, dan saya harap bisa segera terhubung.
Salam hormat,
[Nama Lengkap]
đź“ž [No HP]
✉️ [Email]
đź”— [LinkedIn/Portofolio jika ada]
Baca Juga: 10 Contoh Panggilan Interview via Telepon & Jawabannya
Cara Follow-up Jika Tidak Ada Balasan
Kalau email magang kamu belum dibalas, jangan langsung panik. Bisa jadi memang belum sempat dibuka atau sedang diproses. Waktu ideal untuk follow-up adalah 5–7 hari kerja setelah email pertama dikirim.
Saat follow-up, jaga nada tetap sopan dan jangan terkesan menuntut. Tujuannya bukan menekan, tapi sekadar mengingatkan secara profesional bahwa kamu masih tertarik dan siap berdiskusi kapan saja.
Contoh kalimat sopan untuk follow-up:
Saya hanya ingin memastikan apakah email saya sebelumnya sudah diterima. Jika memang ada kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut, saya akan sangat menghargainya.
Template Email Follow-up
Subject: Tindak Lanjut Permohonan Magang – [Nama Kamu]
Isi Email:
Halo [Nama HRD],
Saya harap Ibu/Bapak dalam keadaan sehat. Saya ingin menindaklanjuti email saya sebelumnya yang saya kirim pada [tanggal kirim], terkait permohonan magang di [nama perusahaan/divisi].
Jika ada informasi lebih lanjut yang perlu saya lengkapi, saya dengan senang hati akan melakukannya. Terima kasih atas waktunya, dan saya sangat menghargai kesempatan untuk bisa berdiskusi lebih lanjut.
Salam hormat,
[Nama Kamu]
[Kontak]
đź’ˇTips Tambahan:
- Gunakan Mailtrack (plugin untuk Gmail) agar kamu tahu apakah email sudah dibuka.
- Hindari follow-up lebih dari 2 kali, beri jeda 1 minggu tiap kirim.
- Tetap jaga nada sopan dan hindari kalimat seperti “saya menunggu balasan Anda” yang terlalu menekan.
Waktunya Kirim Email Pertama Kamu 🎯
Sekarang kamu udah tahu gimana cara menulis email permintaan magang yang sopan, efektif, dan menonjol—lengkap dengan struktur, tips, dan template siap pakai. Jadi, jangan tunggu lowongan diumumkan dulu. Ambil langkah pertama kamu sekarang juga.
Pakai template yang sudah kamu lihat tadi, sesuaikan dengan posisimu, lalu kirim ke perusahaan impianmu hari ini juga. Semakin cepat kamu mulai, semakin besar peluangmu dapat tempat magang yang kamu incar.
🚀 Ingin Magang di Tempat yang Serius Bantu Kamu Tumbuh?
Kamu juga bisa langsung daftar magang mahasiswa di Wangsit Indonesia. Kami buka program magang dengan benefit:
âś… Uang saku bulanan
âś… Mentorship langsung dari praktisi industri
âś… Fasilitas kerja lengkap & modern
âś… Sertifikat resmi di akhir program
âś… Peluang direkrut jadi fulltime setelah magang
➡️ Cek dan daftar sekarang, klik banner di bawah!
Kesempatan selalu ada untuk mereka yang berani mulai duluan. đź’Ş
